物流视角看进出口业务的管理制度 -九游会国际
目 录
1. 为什么是制度
2. 进出口管理制度的目的和意义
3. 进出口业务的公司机构组织和职责分工
4. 进出口业务的操作规范
5. 进出口业务的内部监督和考核
不管是做业务还是和朋友一起交流，在进出口通关相关的业务上。总是有很多物流从业人员不理解，或者无法通过流程思维来产生基础认知的事情。
本质上，还是因为进出口关务，属于行业交叉比较深的业务活动，又关联合规、合理节税等一系列相关的业务目标。
鉴于这一现状，本文旨在梳理和分享关于进出口关务的基本认知，以及如何从制度层面逐步管理这一领域的业务。我们将讨论如何在理解并遵守相关法规的基础上，有效地应对和管理进出口通关过程中的各种挑战，从而实现业务的顺畅运行。通过这样的交流和分享，希望能帮助物流人士更好地理解和应对这一领域的复杂性，提高他们的专业能力和业务效率。
01 为什么是制度
1.1 制度和流程的区别制度和流程是两种不同的管理概念，它们的主要区别如下：制度是一种规范性的概念，是用来约束和指导组织成员的行为准则或评价标准。流程是一种技术性的概念，是用来描述和优化组织内部的活动顺序和方法。制度是人为制定的，是根据组织的目标和价值观来确定的。流程是天然存在的，是根据活动的输入和输出来确定的。如果一个业务存在，那必定已经有了流程，即使是很烂的流程，错误的流程。制度关注的是结果，是对某事项的规则进行说明，强调应该做什么、不能做什么、有什么后果。流程关注的是过程，是对某活动的步骤进行描述，强调先做什么、后做什么、如何转化。制度适用于企业的一切事项，包括问题、事情、活动等，都可以用制度来约束和规范。流程只针对活动，包括业务活动和管理活动，可以用流程来描述和说明，对应着业务流程和管理流程。制度从事项出发，流程从活动出发，制度和流程是两种不同的企业管理模式。制度和流程相互作用，制度需要沿着流程来布置才能实现有效性，流程需要制度来确保行为的约束。
1.2 什么情况下用制度管理更合适
业务阶段适用制度而不是流程的情况有以下几种：业务的目标和价值观比较明确，需要对组织成员的行为进行约束和指导，而不是只关注活动的顺序和方法。业务的内容比较复杂，涉及多个部门或岗位的协作，需要有一套规则或行动准则来协调和沟通，而不是只有一个简单的流程图来描述。业务的过程比较灵活，需要根据不同的情况和客户需求进行调整，需要有一些基本的原则和标准来指导，而不是只有一个固定的流程模式来执行。业务的结果比较重要，需要对业务的质量和效果进行评估和监督，需要有一些制度来规定什么是合格的、什么是不合格的，以及如何处理不合格的情况，而不是只有一个流程来保证输出的一致性。基于此，当我们讨论进出口关务业务的时候，笔者认为，一套管理制度的优先级是大于流程的，应该首先做到“主干清晰，才能“末端灵活”。
制定一个制度，可以考虑多个层面，以下是相对比较全面的框架，可以在全面梳理的时候参照，本文挑选重点事项进行展开。
- 进出口管理制度的目的和意义
- 进出口管理制度的基本原则和要求
- 进出口业务的组织机构和职责分工
- 进出口业务的操作流程和规范
- 进出口业务的合同管理和风险控制
- 进出口业务的单证管理和报关报检
- 进出口业务的结算方式和外汇管理
- 进出口业务的税收优惠和退税管理
- 企业进出口业务的内部监督和考核
02 进出口管理制度的目的和意义
这一部分一般都是大白话，但是还是有必要展开讲讲。
企业制定进出口管理制度的核心目的和深远意义在于确保其国际贸易活动的合规性，这包括严格遵守国际条约、协议以及中国的法律法规。这种合规性不仅是法律要求，更是企业在全球贸易环境中提升竞争力和话语权的关键。通过建立高效的进出口管理制度，企业能有效降低运营成本，从而促进经济社会的全面发展。根据《中华人民共和国出口管制法》，企业必须建立健全的出口管制法律制度和管理体系。这包括出口管制政策、管制清单、临时管制措施、管控名单以及监督管理等多个方面，构成一个全面而细致的制度框架和规则体系。同时，企业还应当实施严格的产品进口和销售记录制度，确保记录的真实性，并妥善保存所有相关凭证。为了实现这些目标，企业的进出口管理制度应当达到以下几个关键点：1. 确保所有进出口活动满足海关aeo认证的标准要求。2. 持续性地符合海关aeo认证标准。3. 实现加强企业内部控制管理的目的，并进行定期的评估和调整。4. 通过内部审计目标的逐步推广，使得企业的每一个部门及员工都充分理解和遵循这些标准。这种管理制度的建立不仅仅是为了应对法律和规章的要求，更重要的是反映出企业的合规文化。这有助于提高企业的整体信誉和形象，增强其在激烈的国际市场中的核心竞争力。
03 进出口业务的机构组织和职责分工
进出口业务涉及国际贸易、外汇、税收、海关、商检等多个方面的法律法规和政策。公司中，涉及进出口业务的机构组织和职责分工，一般可以分为以下几个部门：
外贸部：负责开拓国际市场，与境外客户进行商务洽谈，签订进出口合同，跟进订单的执行，处理贸易纠纷，维护客户关系，提供九游会国际的售后服务等。外贸部是企业进出口业务的主要部门，需要具备较强的外语能力、沟通能力、谈判能力和风险控制能力。
财务部：负责进出口业务的结算、支付、核算、报税等，与银行、外汇局、税务局等机构进行对接，处理外汇收支、汇率变动、外币兑换等问题，编制进出口业务的财务报表，监督进出口业务的资金流动，防范财务风险等。财务部是企业进出口业务的核心部门，需要具备较强的财务知识、外汇管理知识、税务知识和审计知识。
物流部：负责进出口业务的货物运输、仓储、保险、报关、报检等，与货代、船公司、物流公司、保险公司、海关、商检等机构进行协调，处理货物的装卸、配送、验收、索赔等问题，优化物流成本，提高物流效率，保障货物的安全和时效等。物流部是企业进出口业务的支撑部门，需要具备较强的物流知识、海关知识、商检知识和保险知识。
物流部是进出口业务能否做好相当关键的部门，职责包含以下：负责制作和审核进口所需的单证、文件、标签等，确保符合国内外的法律法规和客户要求。
负责制作进口通关文件，跟踪货物清关，及时掌控与进出口业务相关的最新资讯。负责核对商检、货代、报关公司等相关费用，协助财务部及时、准确地付款。负责开发口岸物流供应商，给项目相关的进出口提供运费报价和降低成本。负责业务档案的整理、归档以及相关业务数据的录入与统计。负责外销成品进出口通关货物的单据制作、审核，以及涉及货物运输、通关的相关工作。负责同海关、商检等部门保持良好关系，解决进出口过程中出现的突发问题。
04 进出口业务的操作规范
进出口业务操作规范是指在从事进出口业务时，应当遵守的一系列法律法规和业务流程，以保证业务的合法性、安全性和有效性。从物流部的角度，以下是一些常见的进出口业务操作规范：在进出口业务前，应当与业务部门、财务部门、报关部门等相关部门进行充分沟通，明确货物的品名、规格、数量、金额、贸易方式、付款方式、运输方式、目的地、交货期等业务要素，制定合理的物流方案，并与客户或供应商签订物流协议，确认物流责任和义务；在进出口业务中，应当及时向相关部门提供货物的装箱、运输、报关、清关、验货、签收等业务信息，协助办理各种单证和手续，如合同、发票、提单、装箱单、报关单、核销单、许可证、检验检疫证明等，并按照规定的格式和要求，填写完整、准确、真实的信息，不得有遗漏、错误、虚假的情况；在进出口业务后，应当对货物的实际情况与单证内容进行核对，及时处理货物的破损、丢失、差异等问题，向相关部门反馈货物的收付款情况，做好物流成本的核算和控制，保存好相关单证和记录，为退税、核销、结算等提供依据；在进出口业务的全过程中，应当遵守国家的法律法规和海关的规章制度，不得从事走私、骗汇、逃税等违法违规行为，不得使用“四白三不见”的进口代理方式，不得提供虚假或不完整的信息，不得修改或撤销已经申报的报关单，不得逾期向海关申报或交单，不得违反外汇管理的规定，不得损害国家利益和企业信誉。
05 进出口业务的内部监督和考核
进出口业务对内部监督和考核有着严格的要求。从合规性和节税方面来看，主要可以从以下几个方面进行内部监督和考核：合规性方面：建立健全进出口业务管理制度，包括报关员及报关作业管理、海关手册管理、合同管理、单证管理、印章管理、财务管理、仓库管理、采购管理、安全管理、外汇收付及核销管理、出口退税管理等制度，明确规定部门或人员的进出口业务流程、进出口报关单证档案管理及合同备案流程等，并定期检查制度的执行情况，及时发现和纠正违规违法行为。加强对进出口业务的风险管理，制定风险防范措施，建立风险预警机制，对进出口业务中可能出现的信用风险、市场风险、流动性风险、操作风险、国别风险、银行账户利率风险、声誉风险和信息科技风险等各类风险进行评估、监控和控制，并定期进行风险审计，提出风险管理改进意见。加强对进出口业务的内部审计，对进出口业务的合规性、质量、效益、效率等方面进行全面、客观、独立的审计评价，检查进出口业务是否符合国家法律法规、国家技术规范的强制性要求、国际贸易惯例和合同约定等，并对审计发现的问题进行整改跟踪，提高进出口业务的管理水平。节税方面：合理选择进出口业务的经营模式，根据不同的进出口业务类型，如一般贸易、加工贸易、转口贸易、保税贸易等，选择适合的经营模式，合理安排进出口业务的流程，充分利用国家的税收优惠政策，降低进出口业务的税负。合理规划进出口业务的成本和价格，根据国际市场的供求状况，合理确定进出口商品的采购成本和销售价格，避免因价格波动造成的损失，同时考虑进出口商品的关税、增值税、消费税等税种的影响，合理安排进出口业务的时间和数量，降低进出口业务的税收成本。合理申报进出口业务的税收事项，根据国家税务部门的规定，准确、完整、及时地申报进出口业务的相关税收事项，如进出口商品的名称、规格、数量、单价、总价、原产地、目的地、征免税情况等，按时缴纳应纳税款，及时办理进出口业务的税收核销、退税等手续，避免因税收违规造成的罚款、滞纳金等额外支出。
